E-Mail-Archivierung

Archivierung von E-Mails

Sie können im DCP zu jedem E-Mail Konto auch eine Archivierung Ihrer E-Mails aktivieren. Dabei werden E-Mails, die Sie über dieses Konto versenden oder empfangen in einem separaten Archiv für zehn Jahre gespeichert. Die Mails können dort eingesehen, ausgedruckt und auch wiederhergestellt und exportiert werden. Eine Löschung der Mails ist jedoch nicht möglich. Das bedeutet auch, dass Sie selber vor dem Anlegen einer Archivierung prüfen müssen, ob die Mails in dem Archiv grundsätzlich für diesen Zeitraum gespeichert werden sollen.

Einrichtung

Das Anlegen der Archivierung geschieht zuerst über die Einstellungen der Domain:

1. Drücken Sie auf den Button "Einstellungen" um in das Einstellungsmenü Ihrer Domain zu gelangen.

In den Detaileinstellungen legen Sie dann ein Passwort fest. Die Adresse, unter der Sie das Archiv einsehen können, wird Ihnen nach der Einrichtung in diesen Einstellungen zur Domain angezeigt. Unter der dort angezeiten URL melden Sie sich entweder als Administrator mit dem Benutzernamen „admin” mit dem festgelegten Passwort an oder mit dem E-Mail Konto, das Sie zur Archivierung eingerichtet haben.

1. Hier aktivieren Sie die E-Mail Archivierung für Ihre Domain.
2. Hier sehen Sie die URL zu Ihrem E-Mail Archiv.
3. Hier setzen Sie das Administrationspasswort für Ihr E-Mail Archiv.

Dieser Administrator hat keinen Zugriff auf die einzelnen Mails der archivierten Accounts sondern kann lediglich allgemeine Statistiken einsehen und zum Beispiel Audit Logs aufrufen. Der Administrator kann aber auch einen Account mit Auditor Privilegien einrichten, der dann auf einzelne E-Mails der Accounts zugreifen kann. Die Einrichtung der Archivierung geschieht im Hintergrund und benötigt etwas Zeit. Sobald dies geschehen ist, wird dies im DCP angezeigt.

Nachdem Sie die Archivierung für die Domain aktiviert haben, können Sie diese danach für einzelne Konten einrichten. Beachten Sie bitte, dass Sie die Archivierung später zwar für einzelne Konten auch wieder deaktivieren können. Das Archiv dieser Mails bleibt aber solange erhalten, wie die Archivierung für die gesamte Domain aktiv ist.

1. Hiermit aktivieren Sie die Archivierung des E-Mail Kontos.

Das Archiv erreichen Sie über die URL, die Sie in den Einstellungen für den Account einsehen können. Nach der Anmeldungen erhalten Sie eine Übersicht und können E-Mails dann nach verschiedenen Kriterien suchen, indem Sie im Suchfeld entsprechende Begriffe eintragen. Darüber hinaus können Sie auch in einer erweiterten Suche andere Kriterien angeben.

Beachten Sie bitte eines: Das Archiv funktioniert nicht in Echtzeit. E-Mails, die dorthin geleitet werden, müssen erst indiziert und ins Archiv aufgenommen werden. Dies geschieht zwar in regelmäßigen Abständen, bedeutet aber auch, dass E-Mails dort nicht sofort nach Versand oder Eingang sichtbar sind. Darüber hinaus werden auf die Archivmails die gleichen Spamfilterregeln angewandt, die Sie für Ihr E-Mail Konto eingerichtet haben.

Zugang zu archivierten Mails

Sie können die Mails, die Sie über die Suche gefunden haben, ausdrucken, herunterladen oder in Ihrem Postfach wiederherstellen lassen: